tienes-un-plan-de-accion-para-tu-farmacia-farmaflow-10

¿Tienes un plan de acción para tu farmacia? El cuento de la cochera

¿Tienes un plan de acción para tu farmacia? ¿O te dejas llevar? El cuento de la cochera me sirve de ejemplo para explicarte como nos dejamos llevar por la inercia, sin análisis, y sin un plan de acción. Creando la casa menos adecuada y más alejada de nuestros sueños. Con nuestra farmacia en muchos casos pasa lo mismo. Construimos por inercia sin pararnos a pensar si estamos “construyendo” lo que realmente queremos.

En la década de los 70/80,  después de un periodo de crecimiento sostenido de la economía, se puso de moda comprarse un terreno.

El sueño de todos era tener una segunda residencia, en la que pasar los fines de semana. En cierto modo, era un retorno al campo, o al pueblo, volver a los orígenes.

Las grandes ciudades habían crecido enormemente con la transformación de la economía. El paso del sector primario (agricultura) al secundario (industria) motivó el desplazamiento de muchas familias del campo a las ciudades. Buscaban una vida mejor, gracias a la gran demanda de mano de obra generada por la industria.

La gente trabajaba, ahorraba y, en cuanto podía, daba la entrada para el terreno. Todos los domingos iban a desbrozar, picar, allanar, etc. intentando poner un poco de orden en la parcela.

Al poco tiempo, se daban cuenta de que debían construir un lugar donde guardar las herramientas y otros utensilios. De paso, tener un lugar donde guardar el coche a la sombra, o poder cobijarse del sol o de la lluvia.

plan-de-accion-para-tu-farmacia-farmaflow-1

Construyeron “el garaje”.

La construcción de la cochera o garaje era un gran paso.

Ya no había solo campo abierto. Tenían una construcción, un refugio. Ya tenían algo, ¡era nuestra, nuestra propia cabaña!

Al contar con un techo, el siguiente paso fue plantearse pasar todo el fin de semana en el campo. Con adquirir un par de colchones, ya comenzaba a tomar forma de casa.

De manera inmediata,  surgían nuevas necesidades.  Un baño, un sitio donde cocinar, comer y guardar la paella, la parrilla y el resto de enseres, una habitación para los niños y…

Poco a poco, surgieron  nuevas habitaciones, que fueron rodeando al “garaje”,  que pasó a convertirse en en “comedor”. Así,  fueron terminando la construcción de una casa.

plan-de-accion-para-tu-farmacia-farmaflow-2

¿Qué clase de casa tenemos?

La construcción final nada tenía que ver con la casa soñada. Estaba muy alejada de la que podían permitirse construir hoy, con los ingresos y ahorros con los que contaban..

La distribución era todo menos lógica. La orientación tampoco era la indicada. Era imposible construir el porche soñado. Las habitaciones eran minúsculas. No cabían el nuevo armario o la cama grande.

Cuando se comenzó la construcción todo era un gran reto. En ese momento parecía suficiente…pero visto ahora….era un desastre.

plan-de-accion-para-tu-farmacia-farmaflow-3

Falta de Visión y Previsión

No se contó con un plano, un arquitecto, ni un proyecto. Con suerte, un pequeño croquis había sido todo el proyecto.

Tan sólo era un garaje para meter el coche y tenerlo a la sombra. Por ello, no hacía falta nada más…..después se fue improvisando, añadiendo y creciendo para dar respuesta a las necesidades inmediatas, sin pensar en nada más.

Ahora, después de años de esfuerzo, mucho dinero invertido y con todo construido, era demasiado tarde para cambiarlo. Demasiado costoso tirarlo  y comenzar de nuevo. El sentido común dice eso, que hay que derribarlo. Pero ya no es posible hacerlo, resultaría demasiado caro, y sobre todo, demasiado molesto.

No podemos echar abajo todo. El esfuerzo de tantos años, tantas vivencias y recuerdos… Pagar por derribar y volver a pagar por construir, es demasiado coste, en todos los sentidos.

Habrá que conformarse, con lo hecho hasta ahora. Total, “para nosotros ya está bien, nos hemos acostumbrado a las incomodidades. Podemos vivir así”.

plan-de-accion-para-tu-farmacia-farmaflow-4

Con nuestra farmacia ocurre lo mismo.

Un día comenzamos con un sueño en la mente. Generalmente poco definido, pero con claras expectativas de que el negocio irá bien. De hecho, no se montó un negocio, sino que, se trata de ejercer una profesión, una vocación.

Empezamos con lo ya existente. Bien sea la farmacia familiar, o la farmacia adquirida por un traspaso.

Comenzamos nuestra andadura con lo que tenemos. Tampoco existe otra opción.

El tiempo, el personal, los clientes y las circunstancias, nos han traído hasta aquí, hasta donde estamos ahora.

Y muchas veces este “aquí” se perece bastante a esa casa que, fue creciendo ampliación tras ampliación, resolviendo unas necesidades momentáneas, pero sin plan, ni plano alguno.

plan-de-accion-para-tu-farmacia-farmaflow-5

Un traje que no se nos ajusta

Y ahora, nos encontramos con “un traje que no se nos ajusta”. Que nos constriñe, no nos deja ser la farmacia que queremos.

No definimos qué queríamos ser y hacia donde queríamos ir. Simplemente nos hemos dejado llevar por la inercia. Tirando balones fuera. Autoconvenciéndonos de que no podíamos hacer otra cosa. Que esto era lo que teníamos, con lo que contábamos. Que no podíamos cambiarlo. Que sería una locura. Mejor mantenernos en lo conocido y dejarnos llevar. “Siempre ha funcionado así, no hay nada que cambiar”.

Con suerte, hemos ido resolviendo los problemas tal como se presentaban, nadando siempre a contracorriente, sin poder sacar la cabeza para ver qué estaba pasando.

Con mucha suerte, hemos creado unas inercias, unos “protocolos y unas maneras de hacer”, “las nuestras”, sin plantearnos si son operativas o no.

Nadie las cuestiona. Sabemos que algo no funciona, que no avanzamos, que cada vez los problemas son más visibles y latentes, y no sabemos por dónde comenzar. Pero nos auto engañamos con : “es lo que hay”, “es lo que tengo”, “con este equipo no puedo hacer otra cosa”, “la farmacia está en mala zona”, “no puedo hacer más”, etc.

plan-de-accion-para-tu-farmacia-farmaflow-6

¿Quién cambia todo esto ahora? ¿Qué cambio? ¿Por dónde empiezo?¿Cómo?

Sabemos que algunas cosas (o muchas) están mal, que otras están sobredimensionadas y que otras se nos han quedado justas hace mucho tiempo.

Pero, ¿qué hacemos para cambiarlo?. ¿Por dónde empiezo?. ¿Qué es lo más urgente?.

Además, todo eso implica inversiones. ¡Imposible! Demasiado caro, no hay dinero, ni tiempo para todo eso.

Empezar de cero no es posible, continuar igual tampoco. Elijas lo que elijas, es una mala elección. Y no elegir ni hacer nada, es también una elección, tal vez la menos adecuada.

 

No hay nada peor que la frustración. ¿Elijas lo que elijas, siempre acabas perdiendo?.

A nadie le gusta perder. Pero, está claro que, a veces, no queda más remedio. Tenemos que perder, para volver a recomenzar. Así que, asúmelo, ante la frustración solo es posible la aceptación.

Debes aprender a aceptar lo que no puedes cambiar.

plan-de-accion-para-tu-farmacia-farmaflow-8

Tras la aceptación, pasa a la acción.

La ira, la depresión, la frustración, ya sea juntas o separadas, por este orden o, al revés, no sirven para nada.

Son reacciones humanas, sí, pero absolutamente inútiles. No aportan nada, ni solucionan nada, solo sirven para perder el tiempo en lamentaciones y en suposiciones.

Así que, si me permites un consejo: llora unos minutos, grita algunos más, y fin de la historia.

Tu rincón de llorar favorito es un lugar tan inútil como poco productivo. No te refugies ahí:

¡ponte a trabajar, haz algo!

Y por favor, no sigas por el mismo camino. No pongas más ladrillos.

Párate. Detente y observa. Mira lo que estás haciendo. Analiza lo que está bien y lo que está mal.

Si no puedes hacerlo solo, busca ayuda. Una empresa como tu farmacia, necesita ayuda de profesionales externos.

La complejidad de la gestión de una farmacia supera en dificultad la de algunas grandes empresas.

Gestión de compras, de almacén, ventas, personal, labores administrativas, retail, etc.etc…

Necesitar ayuda. Es lógico y natural.

plan-de-accion-para-tu-farmacia-farmaflow-7

Momento de sacar conclusiones

Anota todas las conclusiones a las que hayas podido llegar. Tanto las buenas, que sin duda las habrá. Como las malas, que también.

Tienes que ser realista y crítico. Debes hacer una lista con las necesidades y los cambios a realizar.

Plan de acción para tu farmacia

Tras el análisis completo de todas las áreas de tu farmacia: gestión, equipo, procesos, espacio, clientes, ubicación, etc., debes trazar un “Plan de Acción”.

Existen herramientas que te ayudarán a hacerlo, puede leer este artículo de nuestro blog: Modelo Canvas: excelente herramienta de gestión en la farmacia

Pero sé realista. No puedes comenzar por el tejado. Debes empezar por preparar una lista de acciones concretas que si puedes cambiar. Pequeños cambios, que generen energía, creencia y motivación suficiente para pasar después a cosas más grandes.

plan-de-accion-para-tu-farmacia-farmaflow-9

Consejo final:

Si no quieres repetir la historia, tienes que definir un plan. Tienes que tener claro cual es el fin de todo, qué pretendes conseguir, hacia dónde quieres ir.
Haciendo símil con la cochera, hay que hacer unos buenos planos y unos buenos planes.
¿No estás preparado para hacerlo solo? ¿Crees que necesitas ayuda para comenzar con el cambio? ¿Alguien que te acompaña en el proceso de definición y te ayude a poner claridad en procesos e ideas?

Cuando necesito un mueble yo voy al carpintero. Cuando necesito asesoría sobre temas financieros o de gestión, buco una buena gestoría. Si tengo problemas legales, me busco un buen abogado.

Busco el profesional adecuado, el que sabe resolver mi problema. He descubierto que es la mejor opción, la más rápida, efectiva, segura. Y, al final, la más barata.

¿Qué vas a hacer tú? ¿Quieres que hablemos? Puedes llamarme ahora para despejar dudas, o enviarme un mail contándome tus necesidades. Estoy a tu disposición para que comentemos tu caso y ver si soy el profesional que necesitas para lanzarte a la ACCIÓN y comenzar el CAMBIO.

No pierdas nada porque charlemos, y puedes ganar mucho con ello. Para lo que necesites, sabes que puedes contar con FarmaFlow

contacto-farmaflow-hablamos
modelo-canvas-gestión-farmacia-farmaflow

Modelo canvas: excelente herramienta de gestión en tu farmacia

El modelo canvas es una excelente herramienta de gestión para la oficina de farmacia. Es una herramienta es muy versátil con múltiples usos en la farmacia. Nos permite tener una visión completa de todos los aspectos que pueden influir en el desarrollo de cualquier iniciativa empresarial.

El llamado modelo Canvas fue desarrollado en 2011 por Alexander Osterwalder e Yves Pigneur en su libro Generación de Modelos de Negocio. En este libro, analizan los diferentes tipos de modelos de gestión y cuál es mejor en  cada caso. En su obra hacen referencia a una nueva economía, en la que el sistema productivo ha cambiado, por lo que es necesario cambiar el enfoque: lo más importante ahora es crear valor para los clientes.

 

Beneficios de usar el modelo canvas

El modelo canvas nos permite hacer un plan de negocio de una forma totalmente intuitiva. En la oficina de farmacia puede ser utilizado para saber si debemos implantar una nueva categoría, definir un nuevo servicio, o planificar nuevas vías de negocio.

Las ventajas de utilizar esta herramienta de gestión son muchas, pero destacaremos su practicidad y lo intuitivo que es el proceso.

  • Al tener formato “lienzo” (tamaño A3) es una herramienta muy práctica. Permite modificar lo que quieras mientras estás trabajando y avanzando en el análisis.
  • Es muy sencillo de usar.  Es un método intuitivo y divertido. Aconsejo imprimirlo en el mayor tamaño posible para trabajarlo con post-it y rotuladores de colores.
  • Permite trabajar en equipo, lo que te ayuda a motivar e implicar a todo el personal. Recomiendo dejar expuesto el lienzo, una vez finalizado el análisis, para que todo el equipo tenga una visión clara de lo que se pretende hacer.

¿Cómo se trabaja el modelo canvas?

El modelo canvas es un sistema de gestión que se divide en 9 módulos, agrupados en dos bloques verticales simétricos.

La parte derecha del lienzo hace referencia a los aspectos externos a la farmacia (mercado, entorno, etc.).

La parte izquierda del lienzo, se refiere a los aspectos internos.

El modelo canvas hay que trabajarlo de una forma determinada, para que sea efectivo. No sirve hacerlo al azar.

Primero, comenzamos por los módulos de la parte derecha, que hacen referencia a aspectos externos a la farmacia. Es lógico trabajarlo así, ya que primero tenemos que conocer el entorno, la competencia y los clientes, para después definir qué vamos a ofrecerles, cómo, a través de qué canales, etc.

Os adjunto dos modelos diferentes de modelo canvas, para que os sea más fácil entenderlo (figura 1 y figura 2).

 

Modelo Canvas figura 1

En la figura 1, la plantilla está dividida por zonas y colores, siguiendo una numeración para facilitar el orden en el que hay que trabajar cada aspecto.

1) Comenzamos el proceso por la zona derecha, en azul. El punto 1- segmento de clientes es por el que arranca el proceso. En este punto tendríamos que definir a quién nos dirigimos, a quién vamos a ayudar.

Para ello, debemos definir nuestro “buyer persona”. El buyer persona es una representación semi-ficticia de nuestro consumidor final (o potencial), construida a partir su información demográfica, comportamiento, necesidades y motivaciones. Al final, se trata de ponernos, aún más, en los zapatos de nuestro público objetivo, para entender qué necesitan de nosotros.

2)Una vez definido este primer punto, pasaríamos a definir cual sería nuestra propuesta de valor, punto 2. Como veis está coloreada en rojo, porque es el punto principal. Tenemos que tener una propuesta de valor clara y real, que nos diferencie. Esa es la clave principal del éxito.

Ejemplo Modelo Canvas1

Figura 1- Modelo Canvas diferenciando zonas por color y numerado para seguir el orden de trabajo

 

Este primer ejemplo de plantilla de modelo canvas es perfecto para saber el orden en el que se debe trabajar y los pasos a seguir. Puede facilitarnos mucho la tarea de definición y gestión.

Este modelo de gestión tiene múltiples usos en la farmacia. Aunque se creó para definir un modelo de negocio, sus utilidades son infinitas. Podemos usarlo para definir un nuevo servicio en la farmacia y ver si es viable. Podemos utilizarlo para trabajar una categoría determinada, o para saber si podemos introducir una nueva categoría o una línea nueva de productos. Como digo, sus posibilidades son infinitas.

Modelo Canvas figura 2

La figura 2 es otro modelo de plantilla canvas que organiza las 9 áreas de trabajo en 4 bloques principales: ¿quién?¿qué?, ¿cómo? y ¿cuánto?

Cuándo comenzamos a utilizar este modelo de gestión, tener muy presentes estas cuatro grandes preguntas, ayuda mucho en el proceso de trabajo.

Desde mi punto de vista, son preguntas clave que debemos hacernos a la hora de tomar cualquier decisión empresarial u organizacional, pero que muchas veces pasamos por alto.

 

Ejemplo Modelo Canvas2

Figura 2- Modelo Canvas con preguntas clave

Cómo trabajar el modelo canvas

Si comenzamos a trabajar preguntándonos ¿a quién nos vamos a dirigir?, el proceso de definición será mucho más sencillo.

Una vez definido nuestro público/s objetivo/s a través de la creación del “buyer persona”, será mucho más sencillo plasmar qué oferta de valor les vamos a ofrecer.

Esta es la segunda pregunta fundamental: ¿qué vamos a ofrecer a nuestro cliente? Ese es el “quid” de la cuestión. Nuestra oferta debe ofrecer al cliente algo que sea un valor diferencial.

La propuesta de valor es la expresión concreta del conjunto de beneficios que recibirán los clientes a los que nos dirigimos. En la medida en que la propuesta de valor sea singular o muy específica para nuestros clientes, más interesados estarán en adquirir los productos o servicios que les ofrecemos desde la farmacia.

El tercer paso sería definir ¿cómo lo vamos a hacer?. Para ello, tendremos que definir los recursos que vamos a destinar a ello, las actividades clave que realizaremos y con qué partners vamos a contar.

 

Viabilidad económica

Una vez definido claramente todo esto, tendremos que pasar los correspondiente filtros de valoración económica para conocer su viabilidad del servicio, categoría, área de negocio, etc. que estamos valorando implantar.

Estos dos filtros son:

1) Flujos de Ingresos- Se deben calcular los ingresos previstos que generará el nuevo servicio, la nueva categoría o el área de negocio que se está analizando. Por ejemplo, si estamos valorando implantar un servicio de deshabituación tabáquica, deberíamos saber cuántos de nuestros clientes fijos fuman, y dentro de los que fuman, testar cuántos están valorando dejarlo. También deberíamos tener en cuenta el porcentaje de potenciales clientes que podríamos atraer en nuestra zona.

2) Estructura de Costos- Debemos saber con exactitud el coste de implantación que tiene el servicio. Si necesitamos algún tipo de aparatología, formación específica, etc., el coste de personal que implica y tiempo que hay que dedicarle.

Una vez que tenemos los cálculos de costes e ingresos, debemos analizar si ese servicio, producto o área de negocio es viable en nuestra farmacia. Esta valoración es algo que normalmente no hacemos en la oficina de farmacia y es fundamental hacerlo para saber si es factible llevar a cabo esa idea de negocio o no.

Espero que estos dos modelos de canvas os sean útiles en la gestión de vuestra oficina de farmacia. Os animo a utilizarlos y a trabajarlos con el equipo. Si necesitáis más información, no os sentís capaces de desarrollarlo solos o queréis nuestro consejo experto, poneros en contacto con FarmaFlow.

contacto-farmaflow-hablamos